Классическая история для турагентства: менеджер уходит — а вместе с ним пропадает половина базы клиентов, история их поездок и договорённости, которые никто, кроме него, не помнит.
Во многих агентствах общение с клиентом идёт напрямую через личный номер менеджера — в Telegram, WhatsApp или Max. Это удобно ровно до того момента, пока менеджер не увольняется. Вместе с ним уходит номер телефона, аккаунт и вся переписка: кто когда обращался, что уже обсуждали, кому обещали перезвонить с расчётом тура, а кто «почти готов купить, просто думает ещё пару дней».
Формально клиенты — это клиенты агентства. На практике вся информация о них лежала на одном личном устройстве, к которому у агентства нет доступа. И если менеджер уходит не в лучших отношениях, рассчитывать на то, что он аккуратно всё выгрузит и передаст, обычно не приходится.
Если номер и аккаунт мессенджера оформлены на агентство, а не на человека — это самый безопасный вариант: доступ можно забрать сразу при увольнении, просто сменив пароль или устройство входа. Если переписка была в личном телефоне сотрудника, вариантов немного: связаться с теми клиентами, чьи контакты сохранились в других местах (CRM, экселе, почте), и сообщить им новый канал связи. Остальное, к сожалению, обычно теряется безвозвратно — и это ровно тот момент, когда стоит перестраивать процесс так, чтобы ситуация не повторилась.
Смысл в том, чтобы переписка с клиентом с самого начала шла не через личный номер конкретного человека, а через канал, который принадлежит агентству. Бот в Telegram, Max или VK работает именно так: клиент пишет в бота агентства, а не менеджеру напрямую, бот сам задаёт нужные вопросы — направление, даты, бюджет, отель — и присылает готовую заявку тому, кто сейчас её обрабатывает. Если человек увольняется, меняется только то, кто получает уведомления о новых заявках — сама база клиентов и история обращений остаются на стороне агентства и никуда не пропадают.
Ещё надёжнее — синхронизировать заявки с CRM вроде U-ON.Travel или «Мои документы.Туризм»: тогда история клиента живёт не в чьей-то переписке и даже не в самом боте, а в системе, где у агентства есть полный доступ независимо от того, кто сейчас работает, а кто уже нет.
Тариф «Старт» — от 1 990 ₽/мес за один мессенджер, «Бизнес» за 3 490 ₽ добавляет второй мессенджер и рассылки, «Про» за 5 990 ₽ покрывает все три площадки и расширенные функции. Разовое подключение стоит 1 500 ₽, но при оплате от 3 месяцев сразу — бесплатно. Перед оплатой — 7 дней триала на реальном боте, без карты.
Попробовать бесплатно →Посмотреть, как это работает на практике, можно у демо-бота: @tourbothelperbot в Telegram.