Заявок стало больше — это хорошо. Но если часть заявок отвечают на следующий день, а часть вообще забывают, рост превращается в потери. Прежде чем бежать за новым сотрудником, стоит проверить, куда на самом деле уходит время.
Возьмите последние 20 заявок и прикиньте, сколько минут ушло на каждую: прочитать, уточнить, ответить, внести в таблицу или CRM. Обычно оказывается, что значительная часть времени уходит не на продажу, а на переписывание одних и тех же данных и уточнение базовых вещей: даты, состав, бюджет. Это именно то, что бот делает до менеджера.
Когда ресурсов не хватает, нельзя отвечать всем одновременно. Договоритесь о простом порядке:
Горячим отвечаем в первую очередь и быстро, тёплым — в течение дня, холодным — когда освободится время, но не больше чем через пару суток.
Чем подробнее анкета, тем меньше менеджер тратит на первичный сбор данных. Если вы пока спрашиваете только направление и телефон, добавьте даты, состав, бюджет, питание. Тогда в заявке уже есть всё для первого предложения, и не нужны два круга уточняющих вопросов.
Если в агентстве больше одного человека, не пусть все отвечают на всё подряд. Разделите по направлениям или по каналам: один ведёт Турцию и Египет, другой — Европу, например. Тогда у каждого меньше контекста в голове, и заявки реже дублируются.
Если вы уже настроили приоритеты, анкету и CRM, а заявки всё равно копятся и горячие остаются без ответа дольше пары часов — тогда расширение команды оправдано. Но важно нанимать под реальную нагрузку, а не под страх «а вдруг не справимся». Часто достаточно подстроить процесс, чтобы текущая команда справлялась с теми же заявками, а новый сотрудник нужен позже.
Попробовать бесплатно →Можно посмотреть, как бот выглядит на практике, у настоящего демо-бота: @tourbothelperbot в Telegram. Первые 7 дней — бесплатно и без карты.